Dincolo de opţiunea personală a fiecărui şef de instituţie publică, Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public stipulează foarte clar în articolul 16: „Pentru asigurarea accesului mijloacelor de informare în masă la informaţiile de interes public, autorităţile şi instituţiile publice au obligaţia să desemneze un purtător de cuvânt, de regulă, din cadrul compartimentelor de informare şi relaţii publice”.
Reprezentând instituţia în relaţia cu massmedia, purtătorul de cuvânt primeşte o responsabilitate şi o libertate aparte, deoarece exprimă, prin intervenţiile sale, atitudinea oficială a instituţiei cu privire la problemele de interes general sau specific. Concomitent, purtătorul de cuvânt îndeplineşte o funcţie de reprezentare, ceea ce impune o anumită conduită, atât în interiorul instituţiei, cât şi în viaţa personală.
Din momentul numirii sale în funcţie, purtătorul de cuvânt devine o persoană publică ce va fi urmărită, în tot ceea ce spune şi face, cu interes sporit de public. El nu are însă statutul unei vedete, ci reprezintă, în orice moment, instituţia, fiind adeseori identificat cu aceasta.
Relaţia purtătorului de cuvânt cu jurnaliştii este una de colaborare şi respect reciproc şi nu una de amiciţie şi confidenţialitate. Purtătorul de cuvânt reprezintă, pentru mass-media, sursa oficială de informare şi niciodată o sursă confidenţială.
Purtătorul de cuvânt este principala sursă de informare a jurnaliştilor şi, totodată, imaginea accesibilă şi concretă a instituţiei.
Unui bun purtător de cuvânt i se cer următoarele calităţi:
• să stăpânească toate aspectele legate de activitatea instituţiei pe care o reprezintă;
• să fie în măsură a relaţiona cu întreg managementul instituţiei pentru a putea accesa datele şi informaţiile necesare fundamentării punctului de vedere instituţional;
• să cunoască obiectivele şi strategiile instituţiei, astfel încât să poată formula răspunsuri la situaţii particulare, în consens cu politica generală a acesteia;
• să aibă abilitatea de a exprima clar şi convingător mesajul dorit;
• să se bucure de încrederea conducerii instituţiei, pentru a putea fi la curent cu toate deciziile luate şi pentru a avea girul liderului instituţiei în tot ceea ce face;
• să aibă disponibilitate din punct de vedere al programului personal pentru a gestiona situaţiile care pot apărea oriunde şi oricând;
• să aibă charismă şi să nu aibă trac în faţa camerelor de filmat;
• să aibă o bună reputaţie în mass-media.
Reguli de respectat de către un Purtător de cuvânt:
• consideraţi că toţi jurnaliştii vă sunt oaspeţi de marcă;
• nu faceţi diferenţe între jurnalişti;
• stabiliţi şi anunţaţi programul detaliat cu câteva zile înainte;
• nu invitaţi un număr prea mare de participanţi;
• stabiliţi un program echilibrat;
• respectaţi programul;
• pregătiţi mijloacele tehnice necesare pentru transmiterea informaţiei în timp real;
Sfaturi realiste:
• să anticipeze cu precizie ceea ce doresc jurnaliştii să afle, astfel încât să posede toate informaţiile şi să nu fie prins în capcana unor întrebări încrucişate;
• să cunoască preocupările anterioare ale jurnaliştilor, zona lor tematică, tipul de articole pe care le realizează, tacticile lor, în general, atitudinea acestora faţă de organizaţie;
• să cunoască specificul genurilor şi formatelor jurnalistice (îndeosebi ale diverselor tipuri de
Interviu) pentru a putea face faţă solicitărilor ziariştilor;
• să nu se cantoneze într-o atitudine de pasivitate; purtătorul de cuvânt răspunde întrebărilor presei, dar nu trebuie să aştepte ca aspectele pe care doreşte să le sublinieze să fie ridicate numai de jurnalişti; o întrebare poate fi provocată, o temă poate fi, discret, sugerată;
• întrebările ce-i sunt adresate sunt ocazii de a prezenta instituţia, nu de a infirma sau confirma o părere a jurnalistului;
• să ştie să treacă uşor de la aspectele negative la cele pozitive, să releve contribuţia sau eforturile
Organizaţiei în a ameliora o situaţie, în a-şi schimba atitudinile sau comportamentele ce s-au
Dovedit eronate;
• să aibă abilitatea de a plasa cele mai importante informaţii sau luări de poziţie la începutul mesajului său şi de a termina discuţia cu jurnaliştii într-o notă pozitivă;
• să evite speculaţiile despre subiectele pe care nu le cunoaşte şi să-şi ia angajamentul că, în timpul cel mai scurt, va obţine datele necesare şi le va pune la dispoziţia jurnalistului;
• nu trebuie să uziteze niciodată formula „no comment”, ci să explice onest de ce nu poate
Răspunde la o anumită întrebare; nu trebuie să ocolească răspunsul la întrebări, să se încurce în
Pretexte, divagaţii şi false răspunsuri;
• să-şi formuleze răspunsurile la diferite problematici în concordanţă cu poziţia conducerii instituţiei, fără a depăşi mandatul primit;
• să nu se angajeze în polemici cu jurnaliştii, să-şi păstreze calmul chiar şi atunci când
Întrebările acestora i se par agresive.
Deficienţe întâlnite în activitatea unor purtători de cuvânt:
– Calitatea şi cantitatea foarte scăzută a informaţiei;
– Folosirea unui limbaj excesiv de tehnicizat sau tendinţa de a introduce într-o expunere publică un limbaj cu multe aspecte specifice jargonului profesional;
– Datele furnizate sunt imprecise sau irelevante pentru obiectivele sau aşteptările instituţiei sau
Neconcludente pentru anumite situaţii;
– Lipsa de dinamism şi reacţie a purtătorului de cuvânt (breaking-news reprezintă un concept media ce nu suportă întârzieri sau tergiversări, indiferent că este noapte sau weekend, iar purtătorii de cuvânt trebuie să fie permanent pregătiţi să răspundă solicitărilor jurnaliştilor);
– Informaţiile ajung prea târziu la mass-media, ceea ce are un impact negativ asupra eficienţei instituţiei publice;
– Atitudinea nepotrivită a unor purtători de cuvânt, care consideră că funcţia lor este o oportunitate de promovare personală;
– Furnizarea unor informaţii exceptate de la liberul acces, conform Legii nr. 544/2001, cu modificările şi completările ulterioare.
Toate aceste vicii comunicaţionale afectează logica de ansamblu a sistemului de comunicare instituţională, iar ideea de comunicare organizată presupune tocmai evitarea unor astfel de situaţii.
Un minim COD ETIC al purtătorilor de cuvânt din toate instituţiile publice stipulează că:
– Purtătorul de cuvânt se comportă profesionist, cu cinste, corectitudine şi responsabilitate faţă de public;
– Îşi dezvoltă permanent cunoştinţele şi experienţa profesională;
Etica purtătorului de cuvânt
Ideea conform căreia purtătorul de cuvânt este un „funcţionar specializat”, care are rolul de a acoperi adevărul în haine frumoase, de a prezenta o realitate cosmetizată, este total anacronică într-o epocă în care informaţia este mai greu ca oricând de ascuns.
Purtătorul de cuvânt, care persistă într-o astfel de abordare a activităţii sale, nu face decât să amâne (de cele mai multe ori, cu consecinţe foarte grave asupra imaginii instituţiei) momentul în care opinia publică va afla aspectele negative referitoare la instituţia pe care o reprezintă.
– Nu se va angaja în acţiuni ce ar putea prejudicia imaginea instituţiei din care face parte;
– Nu va comunica intenţionat informaţii false sau care pot induce în eroare şi va acţiona prompt pentru a corecta informaţiile sau zvonurile false ori eronate;
– Nu va prejudicia reputaţia profesională sau activitatea unui coleg ori a unei instituţii publice sau private;
– Nu va folosi niciodată în interes personal informaţiile obţinute în timpul exercitării atribuţiilor de serviciu;
– Nu va accepta cadouri sau promisiuni de profituri viitoare ori alte lucruri de valoare care sunt sau ar putea fi considerate legate de funcţia sa;
– Va respecta confidenţialitatea informaţiilor interne;
– Nu va reprezenta interese conflictuale sau concurente şi va respecta în totalitate cadrul normativ care îi reglementează activitatea.
Comunicarea nonverbală:
– Expresivitatea facială: expresia feţei poate trăda anumite aspecte pe care purtătorul de cuvânt încearcă să le ascundă, dar sunt percepute dincolo de cuvinte: este plictisit, iritat, jenat, distant, distrat etc.;
– Mişcarea corpului: mascarea expresiilor faciale se poate „învăţa”, dar rar se reuşeşte disimularea semnalelor inconştiente, care ţin de anumite mişcări ale corpului; un ochi format poate distinge şi diferenţia foarte clar, de exemplu, dacă o persoană este încordată, chiar dacă expresia facială este una aparent relaxată;
– Limbajul gesturilor: gesturile în exces sunt un barometru al stării emoţionale, însoţirea unei comunicări cu o multitudine de gesturi poate trăda o anume stare, în contradicţie cu ceea ce s-a spus;
– Inflexiunea timbrului vocii (suspine, ton interogativ sau reflexiv etc.): dincolo de aportul cuvintelor în ceea ce dorim să spunem, tonul şi inflexiunea vocii contribuie substanţial la reuşita unei bune comunicări;
– Tăcerea: deşi, în general, tăcerea semnifică aprobare, uneori poate semnifica dezaprobare, indiferenţă, lipsa informaţiilor sau lipsa pregătirii.
Viorica Nicolescu